Soal Lengkap: Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan lahirnya ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui perjuangan yang cukup lama oleh para penciptanya.
Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Dengan beberapa definisi tersebut sesungguhnya administrasi adalah rangkaian kegiatan proses yang dilakukan oleh sekelompok orang, berlangsung dalam suatu bentuk Kerjasama, dan untuk mencapai tujuan.
Ada beberapa tahap dalam menjalankan proses administrasi yang baik.
Pertanyaan: Coba saudara analisa dan berikan contoh tahapan untuk menyelenggarakan administrasi yang baik dan berikan penjelasan secara komprehensif?
(Petunjuk: mengemukakan ilmu administrasi secara luas dan memberikan rangkaian dalam menyelenggarakan proses administrasi).
Baca juga: Peran Pengembangan SDM dari Sudut Pandang Pegawai, dan dari Sudut Pandang Organisasi
Contoh Jawaban
Administrasi merupakan tulang punggung setiap organisasi. Proses ini tidak hanya mencakup pengelolaan tugas sehari-hari, tetapi juga memastikan bahwa setiap kegiatan dilakukan dengan efisiensi dan efektivitas. Artikel ini akan membahas tahapan penting dalam menyelenggarakan administrasi yang baik, dengan mengacu pada analisis dan contoh yang relevan.
Pentingnya Administrasi yang Baik
Administrasi yang baik adalah kunci untuk mencapai tujuan organisasi. Ilmu administrasi, yang telah berkembang melalui perjuangan panjang para ahli, menekankan pada kerja sama yang rasional dan kooperatif. Menurut Dwight Waldo dan Dr. S.P. Siagian MPA, administrasi adalah proses kerja sama yang didasarkan pada rasionalitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Tahapan Administrasi yang Efektif
Berikut adalah tahapan yang harus diikuti untuk memastikan administrasi yang efektif:
1. Perencanaan
Perencanaan adalah langkah awal yang menentukan arah dan tujuan organisasi. Ini melibatkan penentuan strategi dan rencana tindakan. Faktor-faktor seperti anggaran, tenaga kerja, dan waktu harus dipertimbangkan secara cermat.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah proses pembagian tugas dan pengalokasian sumber daya. Ini menciptakan struktur organisasi yang memungkinkan setiap individu memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas.
3. Pelaksanaan
Pelaksanaan adalah fase di mana rencana yang telah dibuat diwujudkan. Ini termasuk pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
4. Koordinasi
Koordinasi memastikan bahwa semua bagian dari organisasi bekerja bersama dengan harmonis. Komunikasi yang efektif dan koordinasi kegiatan antar anggota tim adalah kunci di tahap ini.
5. Pengawasan
Pengawasan adalah proses memonitor kemajuan dan menilai kinerja. Ini membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang muncul selama pelaksanaan tugas.
6. Evaluasi dan Penilaian
Evaluasi adalah tahap menilai hasil kerja dan membandingkannya dengan tujuan yang ditetapkan. Ini membantu organisasi mengidentifikasi keberhasilan dan kelemahan.
7. Pelaporan dan Dokumentasi
Dokumentasi yang baik adalah esensial untuk administrasi. Laporan yang jelas dan tepat waktu memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik.
Baca juga: Penerapan Fungsi Manajemen dalam Praktik Kerja POSDCORB
Contoh Penerapan dalam Administrasi Surat Dinas
Dalam pengelolaan surat dinas pemerintahan, setiap tahap administrasi harus dijalankan dengan ketelitian. Mulai dari perencanaan hingga pelaporan, setiap proses harus sesuai dengan aturan dan kebijakan yang berlaku. Evaluasi dan dokumentasi yang cermat memastikan integritas dan transparansi.
Kesimpulan Administrasi yang baik memerlukan pemahaman yang mendalam tentang setiap tahapan dan penerapannya yang tepat. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, organisasi dapat mencapai tujuan dengan efisiensi dan keberhasilan.***
